Немає такого керівника, який хоч раз на рік не вимагає від своїх підлеглих звіту про те, що було зроблено. І проблема в тому, що при рутинній зайнятості розробити такий документ здається досить складним завданням. А попросити приклади звітів про виконану роботу у начальства чомусь ми соромимося. А раптом вирішить, що ми не відповідаємо займаній посаді?
Кому це потрібно
Цим питанням задається виконавець, який отримав завдання відзвітувати. Найчастіше співробітники фірм почуваються майже ображеними від таких вимог. Але в усьому є сенс.
По-перше, звіт про виконану роботу потрібен самому виконавцю. Не формальне, а зацікавлене ставлення до цього процесу дозволить знайти вузькі та слабкі місця у своїй кваліфікації. А отже, визначено напрямки, за якими можна (і потрібно) розвиватися. Адже всі ми вчимося на своїх помилках.
По-друге, цього потребує керівник. Звіт про виконану роботу дозволяє об'єктивно оцінити якість і швидкість вирішення поставлених завдань. Завдяки цьому документу відпаде безліч запитань - від найбільш примітивного «чим ви весь час займаєтеся» до складного «чому я повинен поміняти вам комп'ютер на більш сучасний». Оскільки у звіті буде вказано, що для збереження змін у документі витрачається багато часу. І від виконавця це не залежить - застаріла офісна техніка не може працювати швидше. Власне, тому і створюється відчуття, що працівник весь час п'є чай - він просто чекає, поки виконається операція.
А питання: «Навіщо потрібно писати звіт про виконану роботу за місяць?» сам по собі некоректний. Тому що накопичення статистичної інформації і заповнення баз даних має сенс для стратегів, а не для оперативних співробітників. Їм-то якраз простіше вирішити завдання, ніж розповідати про методи її вирішення.
Що писати
Приклади звітів про виконану роботу показують, що писати потрібно дуже докладно. Все, що представляється дрібницею або незначним рухом, може виявитися ключовим елементом у виконанні конкретних функцій. Але розуміння цього прийде тільки після вивчення декількох написаних звітів.
Якщо ж робота носить рутинний характер, наприклад, звірка документів і виявлення невідповідностей, то має сенс розробити табличну форму. При цьому, знову-таки, спочатку таблиця повинна бути дуже докладною і містити безліч граф; з часом відпаде необхідність у деяких стовпчиках, і форма звіту прийме нормальний (читай - розумний) вигляд.
У ряді випадків, складаючи звіт про виконану роботу (вчителі, наприклад), не можна формально підходити до питання самоаналізу. Адже, крім запланованого навчально-методичного навантаження та вивчення необхідного матеріалу, школа займається і виховною діяльністю. Тут потрібен особливий підхід до складання документа: необхідно зрозуміти причини відставання ряду учнів, знайти способи зацікавити дітей своїм предметом. І при цьому не можна забувати про школярів, які встигають (а то й обдарованих).
Цілі звітів
Для правильного складання та мінімальних часових витрат необхідно з самого початку визначитися, з якою метою і для чого пишеться звіт про виконану роботу за рік. Назвемо найпопулярніші:
- обґрунтування реальної користі від конкретної позиції в організації;
- підтвердження кваліфікації того чи іншого співробітника;
- демонстрація ефективної роботи керівництву;
- отримання фінансування на наступний звітний період;
- отримання згоди на розвиток напряму (ідеї);
- обґрунтування витрачання виділених ресурсів і фінансів тощо.
Відоме формулювання - правильна постановка завдання забезпечує 50% рішення - працює і в цьому випадку. Чим краще ми розуміємо, навіщо потрібен звіт, тим легше нам його написати. Аж до того, що документ «для галочки» абсолютно не вимагає від нас творчого підходу. І витрат часу.
Структура документа
Якщо на підприємстві немає розробленої форми звітності, то розробляти її доводиться самостійно. Знаючи цілі документа, необхідно продумати його структуру. Приклади звітів про виконану роботу дозволяють зробити висновок про те, що необхідна чітка і проста схема.
На самому початку слід пояснити призначення і логіку подачі інформації. Пояснити послідовність викладу і скласти зміст. Для таблиці необхідно дати короткі пояснення, чому обрана саме така форма.
Усередині розділів і підрозділів також слід дотримуватися єдності переказу. Так документ буде більш зрозумілий, в результаті він легше сприймається. У звіті за тривалий період часу цілком доречні ілюстрації у вигляді діаграм і графіків, які полегшать сприйняття. Але тут потрібно дотримуватися правила «золотої середини»: суцільний текст, так само як і виключно візуальні матеріали, дуже швидко стомлюють.
Стилістика
Для рядового співробітника, мабуть, найскладнішим у написанні виявляється термінологія і формулювання. Пафосний звіт буде виглядати неприродно і викличе негативну реакцію керівництва. Надто прості формулювання (відксерено 25 документів, наприклад) також відштовхнуть читача.
Але при цьому слід уникати шаблонів. Виняток становить тільки той документ, який ніхто і ніколи не буде читати. З такими завданнями ми іноді стикаємося, але в цій статті нас цікавлять реальні (не для проформи створені) звіти.
У будь-якому випадку не варто говорити тільки про досягнення. Щоб їх підкреслити, необхідно розповісти і про труднощі, з якими довелося зіткнутися в ході роботи. Крім іншого, аналіз складнощів - це їжа для роздумів з приводу оптимізації праці для керівних співробітників. Приклади звітів про виконану роботу говорять про те, що не варто користуватися обтічними фразами на кшталт «незадовільний стан», що «виникли труднощі» і т. п. Краще все називати своїми іменами: «зламаний ксерокс», «відсутність доступу до інтернету», «недолік або несвоєчасне надходження інформації зі сполученого відділу». Все це дозволяє адекватно і об'єктивно оцінювати ситуацію, що склалася на фірмі.
Оцінка результатів
Кожен отриманий результат повинен бути підтверджений цифрами. Така конкретизація забезпечує розуміння динаміки розвитку.
Крім того, необхідно задати і критерії оцінки результатів. Буде це попередній звітний період (якщо це звіт за квартал, наприклад) або, навпаки, процентне значення виконання поставлених цілей, вирішувати автору документа.
Взагалі, непрямі показники можуть багато розповісти про процес вирішення поставлених завдань. Для подальшого аналізу тут також є маса інформації. Від визначення трудовитрат до розуміння правильності постановки цілей.
Від проблеми до вирішення
Більшість звітів складається за принципом опису ходу робіт. Виграшніше виглядає документ, в якому чітко простежується взаємозв'язок проблема-рішення. Читач одразу розуміє, якими методиками та технікою (за потреби) скористався виконавець для своєчасного та якісного виконання поставленого завдання.
Ще більш детально складений ланцюжок «конкретна проблема - причини її виникнення - постановка завдань - рішення» відразу ж наводить на думку про необхідність подати щоденний звіт у табличній формі. Причому і назви граф вже відомі. Подана таким чином інформація легка для прочитання та аналізу.
Представлення кількісних показників
У тих випадках, коли звіт складається в основному з цифрових даних, таблична форма якраз може виявитися дуже складною для сприйняття. Суцільний потік цифр буквально стомлює читача вже через кілька хвилин. Інша справа - різнокольорові діаграми і графіки. Вони наочні, зрозумілі, легкочитні.
Для кожної діаграми необхідно дати коментар. Крім того, необхідно вказати, як взаємопов'язані між собою різні графіки; роз'яснення причинно-наслідкових зв'язків ще більше полегшить аналіз звіту.
Якщо під час роботи були витрачені матеріальні ресурси, не варто просто перераховувати їх всі. Замість цього слід вказати придбані блага. Суха фраза: «Закуплена офісна техніка» зазвучить зовсім по-іншому, якщо написати: «Створено 2 робочих місця, що дозволило підвищити вироблення відділу».
Як оформити документ
Незважаючи на те що немає єдиної форми складання, звіт про виконану роботу можна оформляти згідно з ГОСТом, що визначає основні критерії наукової роботи. У ньому прописані вимоги, що пред'являються до форматування, типу і кеглю шрифту тощо.
Що ж стосується читабельності документа, то тут є кілька порад:
- намагайтеся, щоб в одному абзаці було не більше 5 пропозицій;
- ключові показники можна виділяти шрифтом або кольором;
- розбивайте текст так, щоб таблиця або графік не займали всю сторінку; обов'язково залишайте місце для коментарів до них;
- складіть чітке і лаконічне резюме звіту.
Ці поради допоможуть полегшити сприйняття вашого звіту, а значить, спочатку налаштують читача на лояльне ставлення до автора документа. Уявіть собі, що ви - начальник. І зробіть звіт таким, який вам було б корисно і цікаво прочитати.
