Як все встигати на роботі: покрокова інструкція

Сучасне життя настільки швидкоплинне, що здається ніби часу в стуках значно зменшилося. І якщо ще в не такому далекому минулому столітті годин в добі було 24, то зараз, здається, максимум 20. А якщо ще відняти 8 годин на сон і 8 годин на роботу, то на життя абсолютно не залишається часу. І це при тому, що сучасні технологічні вигадки, здавалося б, повинні істотно економити час: швидко справлятися з домашньою роботою нам допомагає розумна техніка, економити час на пересуваннях - транспорт, робочі питання можна вирішувати, не відходячи від комп'ютера, підключеного до мережі. Проте встигати все вчасно стає все складніше і складніше. Особливо на роботі. Робочий час часто назад пропорційно завданням, які ставить перед нами посадова інструкція та вимоги керівництва. Як встигати все на роботі і стати володарем часу?

Як змусити працювати робочий час на себе?

Інструкція з організації робочого часу допоможе:

• грамотно планувати робочий час;
• розставляти пріоритети;
• концентруватися на головному;
• легко вкладатися у встановлені часові рамки;
• бути готовим до форс-мажорів;
• робити роботу швидко, але ефективно.

Купіть гарний органайзер для планування робочого часу

Зробіть перший крок самоорганізації через поріг магазину канцтоварів, і придбайте красивий робочий щоденник. Така покупка прекрасно стимулює, викликаючи бажання робити записи і позначки. Органайзер «прокачує» внутрішню важливість і створює діловий образ, але головна його заслуга - він систематизує час і вам стає видно загальну картину вашої зайнятості. Крім того, виробляючи звичку вести діловий щоденник, ви стаєте дисциплінованим. А це головна якість людини, яка вміє раціонально розпоряджатися часом.

Плануйте свій робочий день, тиждень, місяць

Керування робочим часом починається з планування дня. Але краще, якщо ви привчите себе планувати свою роботу на місяць вперед, доповнюючи тижні новими майбутніми завданнями. Цілі, завдання, плани та графіки, зафіксовані на папері, будуть виконані швидше, ніж усні. Поруч із завданнями ставте позначку з крайнім терміном їх виконання.

Передбачайте робочі форс-мажори

Життя примітне своїм талантом імпровізувати і вносити непередбачені ситуації навіть у найретельніше спланований робочий день. Тому краще «запланувати» ці форс-мажори, і організувати свій графік так, щоб у ньому був час із запасом. Наявність такого «хвостика» дозволить без значних втрат покрити справи, що раптово звалилися на голову. Особливо це важливо в роботі з ненормованим робочим режимом. Якщо ж форс-мажор не трапиться, вивільнений час завжди можна використовувати для відпочинку або ж для неспішного виконання поточних завдань.

Визначайте пріоритетність справ

Завдання бувають різними за ступенем важливості. У пріоритеті повинні залишатися найбільш термінові, важливі і складні справи. З терміновими і важливими все зрозуміло, а ось складними питаннями (хоча, можливо, і менш важливими) варто зайнятися в першу чергу, оскільки вони, як правило, малоприємні. На них до кінця дня може просто не вистачити бажання і рішучості, а відповідно, і сил. Розтягнуті в часі завдання забирають силу-силенну енергії, оскільки ви їх важким вантажем носите у своїй голові. Ви постійно до них подумки повертаєтеся і витрачаєте колосальні сили, навіть ще не приступивши до їх виконання. Звичка визначати ступінь важливості справ дозволить ефективно розподіляти сили і час.

Грамотно керуйте трудомісткими і дрібними справами

Складні справи намагайтеся розбити на кілька частин. Так вони здаються вам незначними, а значить, простими у виконанні. А ось у дрібних, нескладних і маловажливих завданнях криється небезпечний підступ. Всі нетермінові дзвінки, робоча кореспонденція, електронне листування або порядок на робочому столі, якщо не будуть виконані вчасно, переростуть у великий обсяг і висітимуть Дамокловим мечем. Тому засвійте головне правило «двох хвилин»: роботу, на виконання якої потрібно не більше 10 хвилин, робіть у міру її надходження. Часу вона багато не відніме, але така звичка позбавить вас від робочих завалів.

Не дозволяйте красти свій час

Якби ви хоч раз задалися метою зібрати уявні незначними хвилини на перекури, зависання в соцмережах, особисті телефонні розмови, чаювання і порожні розмови з колегами, ви б дуже здивувалися кількості часу, який йде в нікуди. Звичайно, виключити повністю ці відволікаючі фактори не вийде, але скоротити їх можна і потрібно. Позбудьтеся поганої звички куріння або зменшуйте кількість перекурів, зведіть до мінімуму онлайнобщення в соцмережах, забороните собі часті перерви на каву і попросіть рідних і друзів не турбувати вас без гострої необхідності в робочий час.

Делегуйте робочі повноваження

Не соромтеся перекладати об'ємні ділянки роботи на плечі колег. Особливо, якщо у ваші обов'язки намагаються поставити роботу не за вашою спеціальністю. Але навіть якщо у вас стався завал виключно вашою роботою, просіть менш зайнятих співробітників допомогти вам зі звітом, переклавши на них посильні завдання. А краще йдіть з проханням поділу праці до начальства. Нехай вам офіційно виділять помічників. В іншому випадку ваша зарплата повинна відповідати непомірній завантаженості. Тоді ви будете розуміти, за що ваш робочий графік вийшов за рамки робочого часу.

Завжди плануйте в процесі роботи відпочинок

Будь-який, навіть найщільніший робочий графік, повинен вміщувати час на відпочинок. Не доводьте себе до стану загнаного коня. Навряд чи це хтось оцінить гідно, а ось ваша ефективність і цінність будуть під великим питанням. До того ж ви самі швидко втратите інтерес до роботи, але головне - постраждає ваше фізичне і моральне здоров'я. Тільки в крайніх випадках продовжуйте роботу за рахунок відпочинку. Коли ж складаєте свій робочий план, обов'язково резервуйте хоч хвилини на короткий відпочинок, відводьте час для обіду і плануйте перерви в роботі з комп'ютером. І ще стане хорошою звичкою виділяти собі після обіду 20 хвилин, щоб підбити підсумки зробленої роботи, зіставити витрачений час з виконаними завданнями і скоригувати поточні цілі. Це дозволить тримати час під контролем, а значить, бути його володарем.