При плануванні перевірки особливу роль відіграють робочі документи аудитора. Зразок кожного паперу оформляється відповідно до встановлених на практиці правил. Відомості, присутні в бланках, є конфіденційними. Розглянемо далі основні види робочих документів аудитора.
Загальна характеристика
Робочий документ аудитора - папір, в якому присутні записи, зроблені фахівцем під час планування перевірки, при підготовці її виконання, узагальненні результатів. У ньому може також міститися інформація, отримана від сторонніх осіб, контрагентів інспектованого підприємства. Кількість і склад робочих документів аудитора визначається індивідуально в кожному випадку. Вирішальне значення при цьому матиме на меті їх оформлення.
Призначення
На практиці використовуються такі робочі документи аудитора:
- За основними засобами. У них присутні відомості про майно інспектованого підприємства, його рух, вартість, витрати, облік, отримання та інші операції з цінностями.
- Для планування перевірки. У них відображаються основні етапи аудиту.
- Підтверджуючі проведення процедур.
- Що містять інформацію про перевірку звітності та відомості, узагальнюючі результати.
Робочі документи складаються також для:
- Поточного контролю відповідності перевірці програмі та плану.
- Забезпечення обґрунтованості та законності інспектування.
- Контролю якості перевірки.
- Формування аудиторського висновку.
- Контролю діяльності фахівця та обґрунтування оплати праці.
- Документального оформлення визначеного аудитором ризику з приведенням його величини.
Визначальні фактори
Кількість, зміст, форми документів обираються залежно від:
- Кваліфікації фахівця.
- Умов договору з інспектованим підприємством.
- Попереднього досвіду.
- Внутрішніх стандартів і правил, якими керується фахівець.
Форма робочого документа аудитора
Незалежно від цілей використання, до паперів пред'являються загальні вимоги. У першу чергу будь-який робочий документ аудитора повинен відображати повну і конкретизовану інформацію. Це необхідно для того, щоб іншому фахівцеві було легше зрозуміти суть виконаних заходів.
Кожен робочий документ аудитора оформляється безпосередньо в процесі перевірки. Заповнення паперів після або до інспекції не допускається. Оформляючи документацію, аудитору необхідно враховувати не тільки ті відомості, які відносяться до періоду, що перевіряється, а й інформацію за попередні часові проміжки. У паперах повинні бути присутні ключові дані, за якими фахівцеві належить висловити думку. Необхідно, щоб вони охоплювали найбільш значущі напрямки інспекції та завдання, поставлені і реалізовані уповноваженою особою.
Документація повинна дозволяти проаналізувати звітність, відповідно до встановлених критеріїв. У паперах відображаються стан і оцінка внутрішнього контролю в організації, а також рівень довіри до неї. Вони фіксують виконані процедури, пов'язані з перевіркою та аналізом бухгалтерського обліку підприємства, дотримання фінансової політики, відповідності звітності передбаченим законом стандартам, принципам і вимогам.
Відомості до кожного робочого документа аудитора вносяться так, щоб можна було згодом без зусиль зрозуміти написане. Обов'язковою вимогою є зазначення дати і місця оформлення, прізвища фахівця. На документах має стояти підпис аудитора, ідентифікаційний код. Сторінки нумеруються. Крім цього, фахівець зазначає джерела, з яких він взяв інформацію для оформлення паперів, додатки, що фіксують господарські та фінансові операції підприємства.
Класифікація
Вона проводиться за різними критеріями. Залежно від періоду ведення та виконання, документи можуть бути довгостроковими або нетривалого використання. За джерелами та способом отримання паперу ділять на отримані від сторонніх суб'єктів або від інспектованого підприємства, а також оформлені самим фахівцем. Залежно від призначення, документи можуть бути:
- Оглядовими.
- Перевірочними.
- Інформативними.
- Підтверджувальними.
- Порівняльними.
- Розрахунковими.
- Аналітичними.
За формою надання виділяють графічні, текстові, табличні та комбіновані бланки. Залежно від техніки оформлення, папери можуть бути рукописними або заповнені з використанням ПК.
Робочі документи аудитора: приклад
Папери, які використовує фахівець під час перевірки, відображають різну інформацію. Відповідно до цього, виділяють папери з даними:
- Правового характеру.
- Про керівництво і співробітників компанії.
- Про структуру та організацію фірми.
- Про економічні основи діяльності підприємства. У таких документах описується фінансова політика компанії.
- Про систему бухобліку. До їх числа відносять звітності, первинні папери тощо.
- Про організаційно-функціональні завдання. Сюди можна віднести плани, програми перевірок, переліки заходів і процедур тощо.
- Про оцінку ризику. До них відносять розрахунки.
- З перевірки окремих показників та статей річної звітності підприємства.
До робочих документів також слід відносити аудиторський висновок, рекомендації та пропозиції, кореспонденцію фахівця.
Особливості змісту
Спеціаліст повинен відобразити в документації відомості про:
- Планування перевірки.
- Характер, терміни та обсяги виконаних заходів, їх результати.
- Висновках, які були сформульовані на підставі отриманих та проаналізованих матеріалів.
У паперах має бути обґрунтування всіх ключових моментів, за якими буде виражатися підсумкова думка.
Нюанси
Зміст та форма документації визначають:
- Характер завдання.
- Вимоги, яким має відповідати висновок.
- Особливості та характер діяльності інспектованого суб'єкта.
- Використання контрольних прийомів і методів під час виконання перевірки.
Робочі документи - власність аудиторської фірми. Вона має право вчиняти з ними будь-які дії на свій розсуд, якщо вони не суперечать законодавству, іншим нормам і професійній етиці. Деякі документи або витяги з них можуть бути представлені інспектованому підприємству. Але вони не можуть бути заміною бухгалтерських записів.
Зберігання
Після закінчення перевірки документація підлягає здачі в архів аудиторської компанії. Папери кинуються, складаються в папки, заведені для кожної інспекції окремо. У робочій документації, що міститься у файлах «постійне та поточне досьє», сторінки нумеруються, а на спеціальних аркушах вказується їх число. Папери постійних клієнтів зберігаються в одному комплекті. Документи в таких теках розподіляються в хронологічному порядку. Файли «» спеціального «» і «» постійного «» досьє допускається переносити з одного року в інший. Провідний спеціаліст або інші аудитори, підпорядковані йому, повинні обов'язково зазначати на документах зміни, якщо вони мали місце, дату внесення коригувань. Записи підтверджуються підписами. Збереження документів, оформлення, передачу їх до архіву забезпечує провідний спеціаліст, відповідальний за певну перевірку.
Додаткові
Кожен документ має мати ідентифікаційні параметри. До них, зокрема, відносять найменування інспектованої особи, період перевірки тощо. Крім цього, в паперах необхідно приводити ідентифікаційні індекси, а також перехресні посилання. Це забезпечує більш швидке комплектування їх у файли. Наприкінці кожної теки вказується Ф.І.О. відповідального співробітника і його підпис. Документація може зберігатися на паперових або електронних носіях, а також на фотоплівці. Термін утримання паперів, зданих в архів, не менше п'яти років.
