Досі деякі підприємці вважають, що адміністративний персонал - це марна трата коштів і зайва бюрократія. Однак справедливим таке твердження може бути тільки для дуже маленьких фірм, де керівник всі обов'язки бере на себе. Насправді адміністративний персонал - це важлива ланка в діловому ланцюгу. Саме він організовує роботу підприємства, відповідає за його зв'язок із зовнішнім світом, за своєчасне виконання договорів, замовлень, стежить за надходженням оплат.
Навіть відсутність протягом одного дня секретаря, офіс-менеджера, особистого помічника показує, наскільки необхідний в бізнесі адміністративний персонал. Посади, які ми назвали вищими, - це основні робочі місця такого типу. Однак вони не вичерпуються тільки цими видами занять. Хто відноситься до адміністративного персоналу поряд з секретарем? Діловодець, співробітник колл-центру, офіс-менеджер, персональний асистент, секретар-перекладач. Помилково вважати, що таку роботу може виконувати будь-яка людина після короткострокових курсів. Для того щоб якісно організувати діяльність підприємства, необхідні не тільки особистісні якості, такі як дипломатичність, об'єктивність, пунктуальність. Адміністративний персонал - це особи, які мають доступ до дуже важливої інформації, від якої часто залежить функціонування всієї фірми. Отже, грамотне діловодство, швидкий друк, точність, сумлінність і організаторські здібності просто необхідні. Крім того, потрібні і спеціальні знання. В ідеалі адміністративний персонал - це працівники з вищою освітою, необов'язково профільною. Основною вимогою буде вміння звертатися з важливою інформацією та документами.
Офіс-менеджер, крім презентабельного зовнішнього вигляду і манер, повинен також грамотно спілкуватися з відвідувачами підприємства, адже серед них будуть і партнери, і потенційні клієнти. Часом такому фахівцеві доручають також просування товарів або послуг компанії. У будь-якому випадку саме він координує роботу всіх служб і зв'язок з керівником. Він також відповідає і за дотримання робочого графіка, за розклад зустрічей і переговорів. Персональний асистент надає керівнику допомогу в організації відряджень по країні і за кордон. Підприємці намагаються вибрати на цю посаду людину, що володіє знаннями іноземних мов, ділового етикету, грамотного та пунктуального. Як правило, секретарями та асистентами працюють жінки, однак, всупереч поширеній думці, не молоді, а освічені дами старше 25 років. А ось офіс-менеджером може бути і чоловік, все залежить від галузі. Додатковою перевагою буде не тільки досвід роботи, а й професійні знання з галузі документознавства. Як не дивно, але при всій великій кількості грамотних і освічених фахівців, молодих випускників вишів підібрати кваліфікований адміністративний персонал - це непросте завдання. Адже важливі не тільки профільні знання, а й особистісні якості: неконфліктність, об'єктивність, вміння підкорятися і керувати, організаторські здібності.
