І тут абсолютно не грає жодної ролі стать, статус або освіта людини. Студент, бізнесмен, жінка, яка виховує дітей - вміло і правильно розпоряджатися своїм часом хоче кожен з нас.
Ця стаття для широкого кола читачів, яка покликана допомогти всім нам оволодіти мистецтвом тайм-менеджменту (мистецтвом максимально ефективним чином використовувати свій час), тобто вміло працювати при високих інформаційних навантаженнях.
Причини дефіциту часу
Перш ніж розкрити способи підвищення ефективності, давайте розглянемо найпоширеніші причини, що викликають дефіцит часу:
Поспіх. В умовах постійного поспіху неможливо сконцентруватися на головному. Не дарма все-таки в народі існує прислів'я: «Поспішиш - людей насмішиш».
Метушливість. Виникає, як правило, від невміння організувати свій день. У підсумку все валитися з рук. Метушливість притаманна багатьом людям (якщо не вроджений, то точно набутий риса характеру, яка явно не з позитивного боку характеризує людину).
Безплановість. Саме через відсутність плану дій втрачається значна частина активного часу (час поза сном і хворобами). Якщо справи і завдання не збудовані в сувору ієрархію за ступенем важливості, значить - вони так і залишаться в більшості своїй не дозволеними.
Несерйозний підхід до справи, що передбачає часте допущення помилок, на виправлення яких, як правило, витрачається чимала частина часу.
Відволікаючі фактори, серед яких можна виділити: телефонні дзвінки, смс повідомлення, часті перекуси, ТБ, Інтернет, несподіваний візит гостей.
Аналіз використання тимчасового ресурсу
Ось ми і дісталися до методик тайм - менеджменту, в основі яких лежить: аналіз затрачуваного часу. Даний аналіз націлений як на виявлення стимулюючих, так і обмежуючих форм працездатності. Отже, найправильніші методи врахування часу:
Ведення постійних записів. Використовуйте не тільки паперовий блокнот, але і всі можливості сучасної комп'ютерної техніки - буки, планшети. Наприклад, дуже цікавий і наочний варіант - це графічне зображення своєї роботи.
Планування (структурування часу). Почніть записувати, що необхідно виконати і, що вже зроблено. Планування може бути довгостроковим, середньостроковим і короткостроковим. Рекомендується планувати як мінімум 60% свого часу (при цьому плани повинні бути максимально реалістичними), а 40% залишати на непередбачений час (приїзд гостей, простої на дорогах в годину-пік, відключення світла і т. д.)
Створення матеріальної та емоційної зацікавленості. Заохочуйте себе, давайте собі тверді обіцянки, що обов'язково за відмінний результат - буде винагорода (наприклад, довгоочікувана покупка фотоапарата). Матеріально ж вас може простимулювати, якщо тільки роботодавець. Але і тут не чекайте допомоги ззовні, впливайте на себе самі - постійно прагніть поліпшити свій результат, працюючи над собою, шукайте всілякі джерела натхнення і заробітку.
Оснащення робочого місця за останнім словом техніки. Сучасна техніка дає нам масу можливості економії часу, головне вміти грамотно користуватися нею. Вивчайте детально інструкції, що пропонуються до техніки, застосовуйте поради на практиці.
Наукова організація праці (НВП) відкриває нові можливості раціонального використання часу за рахунок: фотографії робочого часу (цілодобове спостереження за необхідним об'єктом, обробка та аналіз даних), поліпшення умов праці, поділу праці.
Встановлення чітких часових рамок на виконання поточних завдань і справ. Наприклад: 1,5 - 2 години на найскладніше, більш легке протягом півгодини.
Це були загальні правила і рекомендації, які підходять абсолютно всім. Але всі ми в цьому житті виконуємо не одну роль і роботу (крім основної діяльності - бізнес, навчання, - є за сумісництвом мамою, донькою, дружиною, сестрою), а ці «звання» вимагають від нас додаткової відповідальності, і створюю ще одну «стопку справ».
Жінкам-господиням
Так от, щоб полегшити собі працю і зуміти знайти час для відпочинку, конкретно господиням по дому необхідно:
Не завищувати стандарти чистоти: розділіть квартиру або будинок на кілька зон, так у понеділок - помийте кухню, у вівторок - тільки зал і так далі.
Здійснювати похід по магазинах не в годину-пік, тобто не в обідню перерву або вечірній час, найкращий варіант - вдень, коли велика частина населення вашого міста на робочих місцях.
Купувати одяг немнущих тканин - уникніть глажки.
У будні дні готувати більш прості страви: гречана каша з м'ясом, легкі салатики.
Студентам
А тепер порада студентам: Перефразовуючи відоме прислів'я, можна сказати так:
"Пиши" шпаргалки з літа ", що значить, конспектуйте екзаменаційні теми - заздалегідь. Це допоможе також уникнути стану метушливості в «спекотний період».
Скоротіть час сну (привчіть себе рано вставати).
Спостерігайте за лідерами (відмінниками) у вашій групі, переймайте їх досвід.
Бізнесменам
Товариші бізнесмени - це для вас:
Складайте матрицю справ, групуючи їх так: термінові та несрочні; важливі і неважливі. Таке угруповання називається матрицею Ейзенхауера.
Плануйте завжди і все: маршрут руху, текст виступу, питання опонентам і так далі (шукайте в усьому ефективні шляхи, наприклад: дістатися до Податкової інспекції вашого міста найшвидше на громадському транспорті (метро), ніж втратити час на особистому - в заторах).
Вчіться делегувати повноваження - передавати частину функцій управління або вирішення певних завдань іншим людям. Цим самим ви зможете сконцентруватися тільки на найголовнішому, а значить, досягнете значущих результатів.
Пам'ятайте! Час, на відміну від грошей - не підлягає відновленню, у разі його розтрати. Бережіть час - використовуйте його максимально ефективно.
