Хочете ви того чи ні, але ніякий вид діяльності неможливий без прохань про сприяння і допомогу. Працюючи в невеликій або у великій компанії, ви обов'язково взаємодієте з багатьма керівниками та службовцями інших організацій, своїми колегами або роботодавцями, партнерами і клієнтами. При цьому ведете ділове та особисте листування, часто використовуючи електронну пошту.
Безумовно, лист-прохання пишеться тільки тоді, коли для цього є вагома причина: потрібна інформація, документи, матеріальна допомога, будь-які дії. Тому його текст повинен бути відповідним. Він зобов'язаний зрозуміло передавати суть проблеми і способи її вирішення, побажання або вимогу. Неприпустимо в таких листах виплескувати емоції, їх слід стримувати, навіть якщо читати його буде найближча вам людина, не кажучи вже про ділові листування. Смішно, але більшість кореспондентів, які не вивчили свого часу правила етикету, допускають цю помилку і строчать у текстах: "Обурливо! Вимагаємо! Неухильно! " Тому часто такий надемоційний лист-прохання не отримує очікуваної реакції, а просто ігнорується особою, яка отримала його.
Щоб цього не сталося, перш ніж приступити до написання, задайте ключові питання: «Для чого це потрібно зробити?», «Який результат потрібно отримати?» Після цього буде простіше сформулювати головну фразу, наприклад: «Прошу вас профінансувати проект»..., «Розраховую на вашу участь...» Один лист-прохання може містити відразу кілька прохань або пропозицій, тоді в нього включаються відповідні слова, такі як: «Разом з тим сподіваємося»..., «Поряд з цим»..., «Одночасно просимо сприяння і в»....
У жодній справі не можна ігнорувати правила елементарної ввічливості, тому незалежно від того, буде цей особистий чи діловий лист, прохання має бути викладене коректно. І неважливо, наскільки вам подобається або неприємний його одержувач, пам'ятайте, що написане пером (на клавіатурі), не вирубати і сокирою. До того ж будь-яке послання може прочитати не тільки адресат, але і його колеги, близькі, друзі. Навіщо ставити себе та інших у незручне становище?
У правилах хорошого тону, так само як і в правилах ділового листування, дуже важливо вміти вітати співрозмовника. Навіть працюючи продавцем у кіоску, неприпустимо залишити будь-кого без цього важливого елемента гуртожитку, тим більше звертаючись до когось по допомогу. Тому кожен лист-прохання має починатися з лаконічного і шанобливого вітання і закінчуватися побажанням добра і ввічливим прощанням, прочитавши які, адресат, навіть якщо не знає вас особисто, зрозуміє, що має справу не з істеричною особистістю, а людиною, яка контролює себе.
Давайте коротко уявимо, як має структурно виглядати лист-прохання? Приклад: вітання, короткий опис ситуації, суть питання і прохання, вираження надії на допомогу, ввічливе прощання.
У нашому житті кожен день своїми вчинками і діями ви вільно або мимоволі створюєте собі репутацію. Листи, які ви пишете, є дуже важливою складовою в цьому життєвому процесі.
