Одним з найкращих способів заощадити час у будь-якій діяльності є створення системи для неї. Її перевага в тому, що автоматизувавши і оптимізувавши роботу, ви стаєте більш продуктивним і отримуєте більше часу на інші важливі для вас завдання.
Система - це метод, процедура або рутинний процес, який створюється для виконання повторюваної діяльності за допомогою стратегії. Системи дозволяють керувати своєю роботою і життям більш ефективно. Ось кілька сфер життя, для яких можна створити власну систему:
- Систематизація фінансів.
- Систематизація здорового харчування.
- Систематизація завдань для ведення блогу.
- Систематизація прибирання будинку.
- Систематизація ранкової та вечірньої рутини.
- Систематизація обробки електронної пошти.
- Систематизація робочих завдань.
Наступні п'ять кроків дозволять вам створити власну систему майже для будь-якої діяльності.
1. Проведіть інвентаризацію
Почніть з визначення дій, які ви регулярно робите, як вдома, так і на роботі. Проаналізуйте свій день і погляньте на всі справи, які складають ваш щоденний розклад.
Наприклад: ранкова підготовка до роботи/навчання, підготовка дітей до школи, поїздка на роботу, відповіді на електронні листи та телефонні дзвінки, написання звітів, вечірня пробіжка, приготування вечері, написання поста в блозі, маркетинг вашої книги тощо. Перейдіть до списку конкретних справ для обраного пункту і запитайте себе наступне:
- Як ви робите це зараз?
- Чи вважаєте ви, що робите це максимально ефективно?
- Де ви втрачаєте багато часу?
- Де ви втрачаєте гроші?
- Які дії вас найбільше засмучують?
- Що не робиться в даний час так швидко, як може?
- Що потрібно оптимізувати?
На основі своєї інвентаризації, виберіть одну діяльність для систематизації.
2. Проаналізуйте, чим на даний момент займаєтеся
Виконуйте дії, які ви хочете систематизувати, використовуючи звичайну процедуру (тобто поводитеся, як зазвичай). Документуйте процес, записавши всі з таких дій:
- Які кроки ви робите?
- Які інструменти ви використовуєте?
- Де «вузькі» місця (де втрачається час, постійно відбуваються зволікання, щось йде не так)?
- Що вас розчаровує?
- Скільки часу потрібно для завершення цієї діяльності?
- Скільки це коштує?
- Які результати ви отримуєте?
Після цього перегляньте отриманий документ і вивчіть його.
3. Сплануйте новий процес
Система, як ми вказали раніше - це процес, який ви створюєте для оптимізації завдань і підвищення ефективності. Погляньте на свій документ і діяльність, яку хочете оптимізувати, і задайте собі наступні питання:
- Якого результату ви хочете досягти, займаючись цією діяльністю? Якої мети ви намагаєтеся досягти? Який ідеальний результат?
- Чи всі кроки, які ви робите, є необхідними? Чи можна усунути деякі з них?
- Ви виконуєте кроки в найбільш ефективній послідовності? Чи вийшли б інші результати, якби ви змінили порядок кроків?
- Як це все можна зробити швидше?
- Чи можете ви створити чек-лист, діаграму, ментальну карту або сценарій для цієї діяльності?
- Чи можна автоматизувати деякі кроки або весь процес? Чи є програма, яку можна для цього використовувати?
- Чи можна делегувати деякі кроки або весь процес?
- Чи потрібно оновити інструменти, якими ви користуєтеся?
Тепер запишіть свою нову систему, докладно перерахувавши кожен крок.
4. Виконуйте план
Коли у вас буде план, його тут же потрібно приводити в дію. Можливо, вам попередньо знадобиться допомога інших людей, потрібно буде придбати програмне забезпечення або оновити інструменти.
Настав час запустити процес і протестувати його роботу. Проведіть його і зверніть увагу на отримані результати. Поставте собі такі запитання:
- Чи отримали ви бажані результати?
- Що працює?
- Що не працює?
- Скільки часу ви заощадили?
- Скільки все це коштує? Враховуючи результати, чи ефективна система?
- Ви досягаєте своєї мети найпростішим способом?
- Чи є прогалини в процесі?
- Чи можна ще оптимізувати процес?
Внесіть необхідні коригування та зміни. Оновлюйте свою систему, поки не отримаєте бажані результати.
5. Безперервно вдосконалюйте систему
Стежити за своєю системою варто постійно, тому що в світі, який швидко змінюється, вона може так само швидко застарівати. Завжди питайте собі, чи потрібні поліпшення.
- Система працює так, як повинна?
- Чи можете ви знизити вартість системи?
- Чи можете ви зробити систему ще більш ефективною?
- Чи можете ви спростити систему, щоб отримувати кращі результати?
Налаштування системи завжди вимагає інвестицій часу. Але спочатку витративши його більше, ніж витрачаєте звично, ви в кінцевому підсумку значно його заощадите. І мінімізуєте вплив операційного стресу.
