На кожному підприємстві повинен активно використовуватися такий управлінський інструмент, як бюджетування доходів і витрат (далі - БДР). Що це таке? Спробуємо розібратися в цій статті.
Основні визначення
Кожному суб'єкту господарювання характерна своя система БДР залежно від вибору стратегії фінансового планування, а також від поставлених цілей. Тому даючи визначення БДР, що це таке і яке його призначення, необхідно розуміти той факт, що в якості управлінських технологій в будь-якій компанії воно спрямоване на досягнення власних цілей і використання своїх коштів та інструментарію.
Бюджети складаються як для компанії в цілому, так і для її окремих підрозділів. Складання бюджету доходів і витрат являє собою план роботи, скоординований по всіх структурних підрозділах, який об'єднує окремі бюджети і характеризується інформаційним потоком для прийняття управлінських рішень у сфері фінансового планування. У даному бюджеті розглядається в сумарному вираженні запланований прибуток і грошові потоки. Таким чином, відповідаючи на питання про те, БДР - що це, можна стверджувати, що це результат безлічі обговорень, а також прийняття рішень у майбутньому про долю підприємства, що сприяє його ефективному оперативному та фінансовому управлінню.
Розрахунки, які здійснюються при формуванні бюджету, дозволяють своєчасно і в повному обсязі визначити суму грошей, необхідну для реалізації прийнятих рішень. У цьому випадку йдеться і про формування джерел надходження цих коштів (наприклад, позикові або власні).
Оцінка ефективності БДР
Що це за поняття, і яким чином воно може оцінюватися, можна судити тільки вже в панованому періоді. Так, від того, наскільки проявляється ступінь гнучкості суб'єкта господарювання, завдяки передбаченню результатів управлінських дій, залежить ефект від розробки бюджету. Фінансове планування та бюджетування передбачає визначення базових установок для кожного окремого напряму діяльності суб'єкта, а також розрахунок різних варіантів з підготовкою відповідних дій на ймовірні зміни у внутрішньому і зовнішньому середовищі.
Функції бюджету
Ці функції залежать від фази формування БДР і його реалізації. На самому початку звітного періоду цей фінансовий документ є планом продажів, витрат та інших фінансових операцій в майбутньому році. До кінця звітного періоду він вже відіграє роль оцінювача (вимірювача), за допомогою якого з'являється можливість порівняти фактичні та планові показники для внесення коригувань у подальшу діяльність підприємства.
Функції БДДС і БДР схожі і можуть бути представлені наступним переліком:
- аналітична (корекція стратегії, переосмислення ідеї, постановка нових цілей і аналіз альтернатив);
- фінансове планування;
- фінансовий облік (необхідно обмірковувати та враховувати вже вчинені дії у попередньому періоді для прийняття правильних рішень у майбутньому);
- фінансовий контроль (порівняння поставлених завдань і отриманих результатів, виявлення слабких і сильних сторін);
- мотиваційна (осмислення сформованого плану, покарання у разі зриву його виконання та заохочення при виконанні та перевиконанні його);
- координаційна;
- комунікаційна (узгодження планових показників структурних підрозділів підприємства, знаходження компромісів та закріплення відповідальних виконавців за тим чи іншим пунктом плану).
Порівняння БДДС і БДР
БДР (бюджет доходів і витрат), як і БДДС (бюджет руху грошових коштів) - основні фінансові документи, які повинні бути пред'явлені, наприклад, банківській установі при отриманні кредиту. Однак між цими двома поняттями існує деяка різниця:
- БДДС використовує касовий метод, БДР - метод нарахувань;
- БДР являє собою планування чистого прибутку, а з використанням БДДС плануються грошові потоки;
- у БДР знаходить відображення цифровий матеріал без таких непрямих податків, як ПДВ та акцизи, а в БДДС всі показники зазначаються з урахуванням цих податків;
- ці два документи мають відмінності за структурою: у БДР є статті, що стосуються амортизації та переоцінки, а в БДС присутні статті щодо отримання та повернення позикових коштів;
- і, звичайно ж, розбіжності в призначенні цих документів: БДР служить для розрахунку планової собівартості, рентабельності, виручки та прибутку, а БДДС потрібен для відстеження грошових потоків по касі та розрахункових рахунках підприємства.
Основні етапи бюджетування на підприємстві
Перший етап полягає у формуванні фінансової структури і спрямований на розробку моделі такої структури, яка б дозволила встановити відповідальність виконання самого бюджету, а також контроль джерел походження доходів і виникнення витрат.
Другий етап передбачає формування структури бюджетів і визначений у вигляді загальної схеми зведеного бюджету суб'єкта господарювання. На цьому етапі особливу увагу заслуговують статті витрат у бюджеті підприємства.
За результатами реалізації третього етапу відбувається формування обліково-фінансової політики підприємства. Іншими словами, створюється звід правил ведення бухгалтерського, оперативного та виробничого обліку з урахуванням обмежень, прийнятих при складанні бюджету та контролі його виконання.
Четвертий етап пов'язаний з розробкою порядку і процедур моніторингу, планування та аналізу, у разі виникнення - причин його невиконання.
І, нарешті, п'ятий етап пов'язаний вже з безпосереднім впровадженням системи бюджетування. Включає в себе роботи, виконання яких пов'язане зі складанням фінансового та операційного бюджетів на майбутній період, проведення відповідного аналізу, за результатами якого часто можуть вноситься деякі коригування до бюджетів. В результаті повинні бути сфомовані доходи і витрати підприємства в необхідних розмірах.
Три підходи до процесу бюджетування
У сучасній літературі виділяють три підходи, за допомогою яких формуються статті БДР:
- «знизу вгору»;
- «зверху вниз»;
- комбінований.
Перший підхід використовується на великих підприємствах, на яких керівниками структурних підрозділів складаються бюджети відділів або ділянок, які в подальшому зводяться до бюджетів цеху або заводу в цілому. Обов'язковою умовою організації формування бюджету є узгодження керівниками середньої ланки показників з вищим керівництвом компанії.
Приклад БДР другого підходу показує, що процес бюджетування здійснюється вищим керівництвом, а менеджери підрозділів нижнього рівня залучаються мінімально.
Третій підхід є найбільш збалансованим і сприяє уникненню негативних наслідків двох попередніх підходів.
Гідності бюджетування
Як будь-яке економічне явище, бюджетування має як позитивні, так і негативні сторони. До достоїнств можна віднести:
- сприяє мотивації та позитивному настрою колективу;
- координує роботу колективу в цілому;
- завдяки проведеному аналізу дозволяє вчасно коригувати бюджет;
- є інструментом зіставлення запланованих і фактичних результатів.
Недоліки бюджетування
Серед основних недоліків необхідно виділити наступні:
- розбіжності у сприйнятті бюджетів у різних людей;
- дорожнеча та складність здійснення процесу бюджетування;
- відсутність мотивації бюджету, якщо він не доведений до відома всіх співробітників.
