Проектний менеджмент давно вже став елементом повсякденності для бізнесу всіх форм і масштабів. Така управлінська структура застосовується для підвищення ефективності прийнятих рішень та здійснення контролю якості на всіх стадіях виробничого циклу. Серед широкого спектру методик та інструментів управління проектами особливою популярністю користується метод «Шлях критичний», основні принципи якого пропонується розглянути детальніше.
Що таке управління проектами
Численні визначення поняття «проект» схожі в одному: це обмежений за часом комплекс взаємопов'язаних дій, спрямованих на досягнення унікальної у своєму роді мети. Унікальність, часовість і фіксовані цільові показники - ось те, що відрізняє проект від операційної діяльності компанії.
Проектний менеджмент є сферою управління зі своєю методологією та інструментарієм, що динамічно розвивається.
Серед усіх етапів проектного менеджменту виділяють основні: ініціацію, планування, реалізацію і завершення. При цьому планування проекту - одна з ключових стадій. В її рамках відбувається формування основних цільових показників, визначення тривалості і послідовності виконуваних операцій. Цей етап передбачає роботу за різними напрямками, включаючи: утримання, терміни, бюджет і ризики проекту.
Фаза управління термінами на стадії планування виконує особливу функцію формування та прогнозування ключової схеми дій всіх членів команди проекту.
Мережеве планування: основні підходи
Методика мережевого планування активно розвивається з 1950-х років. Вона передбачає створення моделей проектів, які відображали б взаємозв'язки між елементами загального виробничого ланцюжка і враховували б фактори часу, витрат і наявності необхідних ресурсів.
Мережевим графіком називають графічне відображення логічної послідовності певних операцій проекту з відображенням взаємозв'язків між ними і обмежень (терміни, доступність ресурсів тощо). Видається такий графік, як правило, у вигляді таблиці або діаграми, в яких відображено основні характеристики проекту.
Іноді при побудові мережевого графіка немає можливості точно визначити тривалість кожної операції. Залежно від цього фактору існує два основних методи розрахунку мережевих графіків. Першим був розроблений описуваний метод - шлях критичний, що передбачає розрахунок при однозначних оцінках тривалості робіт. Пізніше стали використовувати і метод PERT, що включає обчислення ймовірнісних характеристик тривалості операцій.
В обох методах ставиться завдання критичного шляху: розрахунок його тривалості та визначення робіт, що до нього входять.
Основні елементи графіка мережі проекту
У проектному менеджменті дуже часто вдаються до мережевого планування, тому в даний час зустрічається безліч форм подібних графіків.
Елементами класичного графіка є Робота і Подія.
Роботи позначаються стрілками і завжди «ведуть» від однієї події до іншої.
Роботи (або операції), що потребують витрат часу і ресурсів, називають дійсними, а залежності між подіями, що не потребують реальних дій (наприклад, зазначення на необхідну умову для початку наступної роботи, яка не потребує додаткового часу або працівників), - фіктивними. Також виділяють очікування як окремий вид роботи, що вимагає часу, але не потребує ресурсів (наприклад, людина не задіяна в цій операції).
Події - це результат, позначений гуртком (або іншою замкнутою геометричною фігурою). Окремо визначають вихідну подію (яка не має попередньої роботи, початок проекту) і завершальну (кінець проекту).
Сам графік виглядає як мережа, у вузлах якої розташовані події, з'єднані роботами із зазначенням основних характеристик.
Суть методу
Суть методу критичного шляху полягає у обчисленні довжини найбільш протяжного за часом ланцюжка операцій проекту, від початкового до завершального.
Критичний шлях - не єдиний у мережевому графіку, але найдовший за часом. Його тимчасова протяжність відповідає часу, який необхідно на виконання всіх операцій проекту (включаючи паралельні роботи).
Критичний шлях часто помилково називають найкоротшим - це неправильно. Плутанина відбувається через те, що довжина критичного шляху не містить резерви (запаси) часу, тобто кожна подальша операція починається в момент завершення попередньої. Однак при кожній можливості керівник проекту намагається скоротити цю довжину за допомогою збільшення або перерозподілу ресурсів (наприклад, числа працівників).
Метод критичного шляху проекту передбачає розрахунок параметрів подій і робіт для кожного мережевого графіка окремо. Для цього нерідко використовують спеціалізовані програмні продукти, які скорочують терміни виконання всіх необхідних ітерацій до декількох секунд. При цьому не потрібно спеціальної освіти та додаткового навчання. Тим не менш, для подальшого аналізу мережевих графіків варто вивчити суть наведених нижче розрахунків.
Розрахунок найбільш ранніх термінів настання подій мережевого графіка
Ранній термін звершення події Тр - час, необхідний для завершення всіх робіт, що передують розглянутому події.
Ранні терміни настання подій ТР (i) розраховуються від вихідної (start) до завершальної (finish) події наступним чином:
- для вихідної події (start): Тр (s) = 0;
- для інших подій i: Тр (i) = max [Тр (i) + t (k, i)], де t (k, i) - тривалість роботи (k, i), що входить до події i.
Таким чином, щоб розрахувати найбільш ранній термін настання події, потрібно визначити, які роботи входять в цю подію, і скласти час, коли відбулася попередня подія і тривалість роботи, що виходить з неї і входить до розглянутої події. З отриманих сум треба вибрати найбільшу.
Фізичний сенс формули полягає в тому, що, поки не будуть завершені всі роботи, що входять в конкретну подію, вона не здійсниться. Наприклад, до події «кошторис» входять три дії, що паралельно виконуються: розрахунок вартості робіт, розрахунок вартості обладнання, розрахунок накладних витрат. Кожна дія триває різну кількість часу і залежить від різних факторів (попередніх подій). Після розрахунку часу, коли завершиться кожна з трьох робіт, можна визначити час звершення події «кошторис» - це найбільш пізній термін з трьох, тобто, коли всі три роботи завершені. Раніше цього терміну подія «кошторис» не настане. Тому з сум вибирається найбільша.
Ранні терміни зазвичай розташовуються ліворуч у гуртках подій.
Розрахунок найбільш пізніх термінів звершення подій мережевого графіка
Пізній термін звершення події Тп - це такий час, на який його можна затримати без зриву термінів всього проекту.
Пізні терміни настання подій Тр (i) розраховуються від завершального (finish) до вихідного (start) наступним чином:
- для завершальної події (finish): Тп (f) = Тр (f);
- для всіх інших i: Тп (i) = min [Тп (j) - t (i, j)], де t (i, j) - тривалість роботи (i, j), що виходить з події i.
Таким чином, щоб розрахувати найпізніший термін, потрібно визначити, які роботи виходять з цієї події, і знайти різницю між часом настання подальшої події і тривалістю роботи, що входить і виходить з неї. З отриманих різниць треба вибрати найменшу. Іншими словами, весь описаний для ранніх термінів звершення подій розрахунок треба виконати з точністю до навпаки.
Фізичний сенс формули полягає в тому, що пізні терміни настання подій дозволяють змоделювати розташування робіт у ланцюгу максимально близько до встановленої на попередньому етапі дати раннього (він же пізній) терміну завершення всього проекту. Тобто, ці величини покажуть, на скільки можна «затягнути» роботи, не зірвавши підсумковий термін завершення всіх робіт.
Пізні терміни зазвичай розташовуються праворуч у гуртках подій.
Обчислення резервів подій
Розрахунки у двох напрямках ведуться для того, щоб виявити тимчасові запаси - резерви часу. Це такий часовий запас, на який може бути відстрочено (відкладено) вчинення конкретної події без порушення дати закінчення проекту. Він визначається як різниця між Тп і Тр: R = Тп - Тр.
Метод (шлях критичний) включає також розрахунок робіт мережевих графіків, що виробляється аналогічно параметрам подій.
Алгоритм розрахунку
Розрахунок критичного шляху мережевого графіка проекту складається з декількох етапів, які реалізуються за вказаними вище формулами. При цьому обчислення можуть проводитися за будь-якими елементами мережевих графіків.
Етапи розрахунку:
- Ранні терміни вчинення подій/робіт
- Пізні терміни здійснення подій/робіт.
- Резерви подій/робіт.
- Визначення робіт і подій, що входять в критичний шлях проекту.
Вже на 1-му етапі цього алгоритму відоме значення довжини критичного шляху проекту. Вона дорівнює ранньому (він же пізній) терміну виконання завершальної події.
Роботи, що входять до цього обсягу, легко обчислити за нульовими резервами завдань і подій. Не варто забувати, що критичний шлях починається вихідною подією і закінчується завершальною подією проекту без переривань.
Навіщо вважати критичний шлях
Планування проекту в будь-якому випадку включає розрахунок довжини критичного шляху мережевого графіка. Ця величина показує найбільш швидкий з реально можливих термінів завершення всіх робіт, що входять в проект. Але важливим є і визначення цих робіт.
Саме операції критичного шляху потребують особливої уваги з боку керівника проекту та його команди. Адже ці роботи не містять резервів! Їх не можна затягувати і зривати терміни звершення їх кінцевих подій, інакше підсумкова дата закінчення всіх робіт (довжина критичного шляху) зміниться, що призведе до негативних наслідків. Для того щоб знизити такі ризики проекту, при складанні графіка керівники нерідко штучно збільшують час, що відводиться на виконання окремих операцій, щоб забезпечити собі буферні зони на непередбачені обставини і затримки. Тимчасові буфери доцільно розташовувати перед високоризиковими ділянками мережі операцій для зниження ймовірності зриву термінів.
Описаний метод - шлях критичний - є наріжним каменем управління термінами проекту. Він досить простий у застосуванні і може використовуватися для визначення тривалості і виявлення напружених ділянок ланцюжка будь-яких робіт навіть на побутовому рівні.
