Використовуйте умовне форматування, щоб виділити важливі повідомлення Outlook
Outlook дозволяє створювати та налаштовувати перегляди тек різними способами, наприклад, додавати та видаляти стовпчики або групувати та сортувати повідомлення. Ви також можете застосовувати правила, щоб Outlook показував повідомлення різними способами залежно від їх властивостей (таких як відправник, рядок теми або відмітка часу). Це називається умовним форматуванням. Давайте подивимося, як це працює.
Оновлення: один з наших читачів звернув нашу увагу на те, що умовне форматування доступне тільки у версії Outlook для Windows, але не у версії macOS. Спасибі, Крісті!
Починаючи
Щоб почати налаштування умовного форматування, перейдіть до View > View Settings.
Ви також можете отримати доступ до додаткових параметрів перегляду, клацнувши правою кнопкою миші на заголовок теки і вибравши «Перегляд налаштувань».
Вікно Advanced View Settings дозволяє налаштувати вигляд теки. Натисніть кнопку «Умовне форматування».
Це призведе до вікна «Умовне форматування», яке ви використовуєте для налаштування різних правил форматування повідомлень.
Елементи, що відображаються у списку «Правила для цього перегляду», є правилами за замовчуванням, які входять до ненабудованого вигляду теки. Наприклад, ви можете бачити, що «непрочитані повідомлення» відображаються жирним синім шрифтом Segoe UI розміром 11 пунктів.
Як працюють правила
«Правила» - це умови, яким має відповідати повідомлення, щоб Outlook застосував форматування. Наприклад, за замовчуванням правило «Непрочитані повідомлення» активується, коли повідомлення позначається як непрочитане. Коли це правило активовано, Outlook використовує жирний синій 11-точковий шрифт Segoe UI для відображення.
Outlook застосовує правила у порядку згори списку. Правила вище у списку мають пріоритет над правилами нижче. Як це працює на практиці? Припустимо, у вас є два правила: одне у верхній частині списку, яке змінює шрифт на зелений, а інше внизу у списку, яке змінює шрифт на червоний. Якщо повідомлення відповідає умовам обох правил, шрифт змінюється на зелений, тому що це правило стоїть вище в списку - правило, яке встановлює шрифт на червоний, ігнорується.
Типово, ви можете змінити лише шрифт. Ви не можете вилучити типові правила, або пересунути порядок, або змінити правила. Ви можете вимкнути типові правила, знявши позначку у списку «Правила для цього перегляду».
Як додати нове правило
У вікні «Умовне форматування» натисніть кнопку «Додати». Нове правило під назвою «Без назви» буде додано до списку. Дайте вашому правилу ім'я, а потім натисніть кнопку «Умова».
У діалоговому вікні «Фільтр» ви можете обрати умову або умови для форматування.
Ми просто збираємося використовувати простий приклад тут, і він буде шукати повідомлення, які були відправлені «Робом Вудгейтом» і містять слово «Outlook» в полі «Тема».
Для цього спочатку натисніть кнопку «Від», яка відкриває адресну книгу, і виберіть контакт.
Потім ми додаємо «Outlook» у поле «Пошук за словами», слідкуючи за тим, щоб у списку «В» було обрано параметр «Тільки для предметного поля». Натисніть кнопку «OK», коли ви закінчите.
Повернувшись до умовного форматування, натисніть кнопку «Шрифт».
Ми збираємося зробити так, щоб повідомлення, які відповідають налаштованому нами фільтру, відображалися фіолетовим і жирним шрифтом. Налаштуйте свої параметри так, як ви хочете, натисніть кнопку «OK», знову натисніть «OK», щоб закрити вікно «Умовне форматування», а потім знову, щоб закрити вікно «Додаткові параметри перегляду».
Правила застосовуються негайно. Нижче ви можете бачити, що повідомлення, які відповідають нашим умовам, тепер виділені жирним і фіолетовим кольором.
Це простий приклад - ви можете додати безліч умов, навіть дуже складних. Повернувшись до цього вікна фільтра, ви можете переключитися на вкладку «Більше варіантів», щоб побачити багато додаткових умов, які ви можете вибрати.
Тут ви можете обрати відповідність повідомлення про:
- Йому присвоєно певну категорію
- Це прочитано або не прочитано
- У нього є вкладення або немає вкладення
- Він позначений як високий, нормальний або низький пріоритет
- Він був позначений вами, кимось іншим, ніким або позначений як завершений
- Текст, який ви шукаєте, повинен відповідати регістру
- Це певний розмір, більший або менший за визначений розмір, або між двома розмірами
Перейдіть на вкладку «Додаткові», і ви зможете створювати складні умови.
На вкладці «Додаткові» можна вибрати будь-яке поле в будь-якому місці Outlook і вибрати умову, яку ви хочете зіставити. Це може бути досить просто, наприклад, зіставлення відправника з точною адресою, але у вас є багато варіантів на вибір. Припустимо, ви хочете, щоб ваше правило збігалося з отриманими вами листами. Натисніть кнопку «Поле», виберіть «Поля дати/часу», а потім виберіть «Отримано».
Клацніть «Умова», щоб вибрати свій стан.
Вибір набагато більший, ніж ви могли очікувати:
- Будь-який час
- Вчора
- сьогодні
- Завтра.
- За останні 7 днів
- У найближчі 7 днів
- Минулий тиждень
- Цей тиждень
- Наступного тижня
- Минулий місяць
- Цей місяць
- Наступний місяць
- На
- На або після
- Або раніше
- Між
- Існують
- Не існує
І інші поля, які ви можете вибрати, пропонують аналогічну кількість варіантів.
Виберіть свою умову, додайте значення та натисніть кнопку «Додати до списку».
Ви можете додати до списку стільки умов, скільки захочете. Щоб дати вам уявлення про те, скільки існує полів, розглянемо тільки меню «Всі поля пошти».
Меню «Всі поля контакту» містить більше чотирьох стовпчиків опцій - так багато, що ми не змогли вписати його в розумний скріншот. Таким чином, ми не збираємося проходити через кожне з полів і умов, але тепер ви знаєте, де вони знаходяться і як їх використовувати.
Ви можете налаштувати декілька умов у правилі, щоб отримати речі, які вам подобаються. Хочете, щоб Outlook показував повідомлення червоним шрифтом 16pt, якщо вони отримані від певного контакту, отримані за останні сім днів, містять певне слово в темі і містять вкладення? Не проблема.
Як вилучити правило
Якщо ви створили правило і більше не хочете його використовувати, його легко вилучити. У вікні «Умовне форматування» виберіть правило, яке ви хочете видалити, та натисніть кнопку «Видалити». Просто пам'ятайте, що ви можете вилучати тільки створені вами правила, а не вбудовані в Outlook правила за замовчуванням.
Ви можете додати стільки умов, скільки захочете, і мати стільки правил, скільки хочете. І, як ми показали вам раніше, після того, як ви встановили правила умовного форматування так, як вам потрібно, ви можете скопіювати подання в іншу теку або у всі теки, якщо хочете.